東京都江東区の社会保険労務士事務所です。人事労務全般、特に介護を得意分野にしております。

労務監査

労務監査

会社に内在する労務上のリスクを洗い出して、今後その発生をどのようにして予防できるかについてトータル的に支援いたします。

もしも会社に重大事故(事件)が発生したら、その背景には多大のリスクが内在していると考えられます。決して、一つの事件だけではないはずです。

そこで、当事務所では、突然起きるかもしれない大きな事件の前に、すなわち前兆段階でいかにしてこうしたリスクの芽をつぶすかという観点で、貴社にとって有効な労務監査を行います。

何故今、労務監査なのか

【企業不祥事の頻発】

法令違反などの企業不祥事が頻発しておりますが、こうした企業に対する社会からのパッシングや退場勧告は、事業の継続を不可能にし、最悪の場合は倒産に至るケースもあります。会社としては、不測の事態に備えておかなければなりません。

【労使関係の悪化】

労使関係が何らかの事由で悪化すると、企業ブランドが低下し、労働者の大量離職、商取引の停止、金融機関からの貸し渋りや貸しはがしなどに発展します。

個別労使紛争の増加】

昨今の経済、雇用情勢の急激な悪化等を反映して、全国の労働相談センターに寄せられた総合労働相談件数は約113万件、民事上の個別労働紛争に係わる相談件数も約25万件と、依然として増加傾向にあります。特に、金銭にからむ事件が増加していること、非正規社員(パート、アルバイト、派遣労働者、期間工)からの相談が増えていることが指摘できます。また、東京労働局管内では、30人未満の小規模企業の件数が約36%にも達しました。

こうした背景には、インターネットの普及などにより、さまざまな情報が容易に得られるようになったとともに、終身雇用制の崩壊による勤労意識の変化や労働者の権利意識の高まりなどが要因になっていると考えられます。

【労働法規の制定・改定】

一方で、労働行政強化の流れがあります。平成17年以降だけでも、労働基準法、労働契約法、育児・介護休業法、高年齢雇用者雇用安定法、労働安全衛生法、男女雇用機会均等法、短時間労働者の雇用管理の改善等に関する法律など、法改正や制定が毎年のように行われており、企業側の負担が増大しています。不適応の場合は、行政指導の対象となり、和解金の支払などに発展する事態もあります。

こうした点からも、企業の労務上のリスクは確実に高まっており、会社の労務を総合的にチェックする労務監査は、リスクマネジメントの観点からも今後極めて重要になってきたのです。

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労務監査のあるべき姿

コンプライアンス(法令順守)という観点から労務監査を行うのは当然のことです。

◆しかしその一方で、社員の知識、業務の運用状況、周知の状況といった面まで確認することによって、労務問題の発生予防と併せて業務運用の改善策をも見込んだ労務監査を行わなければなりません。

◆労務に関する多面的な側面を捉えて、その組織が抱える問題点や改善策をクローズアップさせる検査項目を設定する必要があります。

◆こうして設定した検査項目については、確認(チェッキング)、聴取(ヒアリング)、実際の運用状況の確認(モニタリング)という3つの手法を効果的に使って、組織の実態を的確に把握し、優先順位をつけて対応策を講じることになります。

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労務監査による問題解決

労務監査により、次のような問題について解決策が得られます。

・現在の就業規則等の諸規程が、法令、通達、判例等に準拠し、問題にならないか。

・労働基準監督署等の行政指導で指摘されるようなものはないか。

・労使紛争に発展するような、会社にとって問題となるようなものはないか。

・労働環境が未整備で、会社にとってリスクとなるようなものはないか。

・労働生産性を阻害するような要因となるものはないか。

・メンタルヘルスやパワーハラスメント対策が不十分で会社にとって問題となるようなものはないか。

・株式公開のため、労務上の問題点をチェックしたい。

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労務監査の項目

それでは、労務監査の検査項目については、どのように考えたらよいのでしょうか。

【労務監査大項目の設定】
それについては、雇用管理全般にわたって注意するべき次のような項目を設定します。

(1)適正な労働時間管理
(2)快適な職場環境の形成
(3)安全管理体制の構築
(4)規程、保管帳票等の整備
(5)適正な業務手続
(6)社内コミュニケーションの整備
(7)社員教育
(8)紛争発生予防措置

【労務監査小項目の設定】
そして、次に上記項目の目的を達成するために必要な小項目を設定します。

たとえば、上記(1)の適正な労働時間管理については、現在これは極めて重要なテーマですが、次のような小項目が設定されるはずです。

①出退勤の打刻
②労働時間の記録
③手待ち時間の発生
④労働時間の端数処理
⑤時間外・休日労働の管理
⑥変形労働時間制の手続きや運用
⑦規程、協定、帳票類などの管理など

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労務監査の実施

上記検査項目ごとに詳細に分類整理し、それぞれの問題点について、できている・できていない、問題がある・問題がないなどと平面的に評価しても、依頼された会社にはあまり役に立ちません。

なぜなら、企業の経営資源は無限ではないから、その経営資源を有効的に活用していくことが求められるので、指摘された問題点や改善策についてそれぞれの会社の中長期経営計画に落とし込んで計画的に対応していく必要があるからです。

実際には、次の3つの面から取りまとめていくことになります。

①財務に与えるインパクト
企業が現在の時点で抱えているリスクや問題点を放置した場合、どのくらい財務に影響が出るかを数値化し、指摘します。

②企業ブランドに与えるインパクト
最近では、マスコミの影響もあり企業のコンプライアンス(法令順守)に対する社会の監視の目が厳しくなっていますが、企業ブランドに与える影響を考慮しながら指摘します。

③業務に与えるインパクト
企業がリスクや問題点を放置し、労働基準監督署などの行政機関から指導されたり、労使紛争に発展した場合は、人事・労務担当者はその対応に追われることになりますので、その間本来の業務の遂行ができなくなります。

④職場環境に与えるインパクト
企業が抱えるリスクや問題点を放置すると、社員のモチベーションが低下し、有能な人材が喪失するなど職場環境に悪影響を与えるとともに、労働生産性が低下します。

以上の側面から企業が抱えるリスクや問題点を明らかにし、企業にとって有効な対応策、対応するに当たっての優先順位付けを行い、ご提案いたします。

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労務監査の期間と手順

最近のように、頻繁な労働関係法規の制定・改正、急激な社会経済環境の変化の状況を考えると、できるだけ短期間で問題点を把握し、その対応改善手法を構築しなければなりません。そうすると、長くとも1ヵ月程度を目途に報告書を取りまとめご報告いたします。

また、労務監査の手順については次の通りです。

貴社ご訪問・ヒアリング実施
     ↓
労務監査の実施(ヒアリング、モニタリング、チェッキング)
     ↓
ご報告・ご提案、監査報告書の提出

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